Organizando os arquivos da empresa: Passo a passo

Organizando arquivos da empresa

Um dos investimentos mais importantes que empresas podem fazer é criar normas e padrões para a organização de arquivos. Computadores bagunçados, arquivos espalhados, gavetas abarrotadas, tudo isso faz com que se perca muito tempo procurando algum documento importante, por exemplo.

Antes de iniciar a organização, deve-se levar em consideração a classificação dos arquivos para então, ordená-los. A princípio, existem 3 tipos de arquivos:

Arquivo ativo: Uso frequente. O acesso aos arquivos ativos tem de ser fácil, rápido e eficaz, pois são arquivos que estão em processo de conclusão e que, geralmente, apresentam maior relevância em relação às solicitações da empresa.

Arquivo Inativo: O uso deste não é tão frequente. Não deve ser misturado aos outros, pois as suas referências não são solicitadas diariamente.

Arquivo morto: No arquivo morto estão contidas as informações de solicitação quase nula. Geralmente ficam isolados, pois são consultados em pesquisas específicas.

Os arquivos empresariais existem, basicamente, por dois motivos:

  • Exigências da legislação pública;
  • Organização interna da empresa;

Tratar os arquivos da empresa como um depósito de documentos é um erro comum, quando, na verdade, o arquivo é um centro ativo de informações. A organização poupa tempo e acarreta em algumas funcionalidades como:

  • Diminuir a duplicidade de trabalho;
  • Revelar o que está concluído e os resultados obtidos;
  • Encontrar parceiros e fornecedores;
  • Evitar improvisos e inadequações;
  • Avaliar o empreendimento em partes e como um todo;

Para que o arquivo, tanto manual quanto digital, tenha uma acessibilidade eficaz, é preciso que haja algumas mudanças de hábito. Não negligencie suas informações seguindo 4 passos:

1) Planejamento

Há inúmeros quesitos que devem ser levados em consideração ao se iniciar a organização de arquivos. Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo e paciência para que o resultado final seja satisfatório.

2) Separe em categorias

As informações devem ser separadas em categorias. Cada assunto em seu lugar. Assim como no supermercado onde cada sessão é sinalizada por um tipo de produto, seus documentos devem seguir o mesmo processo.

3) Coloque-os em ordem

Estabelecer um tipo de ordem é essencial. Suas informações podem ser organizadas por data ou por ordem alfabética. (Pastas em ordem alfabética podem ser adquiridas em lojas de materiais para escritório).

4) Desktop

Para arquivos digitais, a área de trabalho do computador é a tela principal. Mantenha no desktop somente informações relevantes. Digitalize documentos importantes e os organize em pastas. Links, imagens e outros arquivos que não são frequentemente utilizados devem ser movidos para outro lugar.

Organizar não é um monstro de 7 cabeças, pelo contrário. Uma vez concluída a tarefa, é só manter. Organizar é um investimento para qualquer empresa e traz inúmeros benefícios. Acredite.

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