Dicas para manter o escritório organizado diariamente

Manter, em dia, a organização do escritório é imprescindível para a imagem e motivação do profissional. Um ambiente sofisticado, organizado e bem planejado estimula a produção e desempenho, auxiliando, consequentemente, em resultados positivos.

mantendo o escritório organizado

Siga passo a passo algumas dicas para manter o seu escritório sempre organizado:

1. Escritório é local de trabalho: Tendo estabelecido o lugar, tenha certeza que naquele local, somente trabalho será feito. É importante não misturar com outros assuntos que podem implicar a desorganização;

2. Mesa de trabalho e cadeira: Conforto é fundamental para garantir o conforto durante a jornada de trabalho. Os detalhes ergonômicos são essenciais para desenvolver as atividades com organização;

3. Material de escritório: No seu escritório sempre haverá papel sulfite, lápis, canetas, borracha, blocos de anotações, grampeadores etc. Todos estes itens devem, sempre, estar devidamente organizados em seus devidos lugares.

4. Siga um padrão: Seguir um padrão é importante para manter a organização diariamente:

  • Separe os documentos por cores;
  • Use a mesma cor de pasta e a mesma cor de marcador para cada tema;
  • Coloque etiquetas com títulos que facilitem a leitura em locais visíveis;
  • Dê preferência à pastas do tipo caixa, pois são mais fáceis de serem marcadas e suportam um volume maior de documentos;

5. Itens de uso continuo: É importante mantê-los sempre à mão para facilitar quando o seu uso for necessário. Quando você precisar tirar um destes itens do lugar para usá-lo, coloque-o de volta exatamente onde estava. Facilite;

6. Rotina: Planejar a rotina e mantê-la sempre organizada é essencial. Neste item estão inclusos os seguintes processos:

  • Gerenciar o tempo pela manhã e planejar o resto do dia;
  • Abrir as correspondências e eliminar o acúmulo de papel desnecessário;
  • Encaminhar dívidas para pagamento;
  • Manter o escritório organizado;
  • Estipular horários e mantê-los rigorosamente;

7. Eliminar itens desnecessários: Muitas vezes, sem perceber, acabamos deixando montanhas de papel e itens desnecessários acumulando em nossa mesa.  Correspondências, contas a pagar, catálogos, renovação de assinaturas, comunicados importantes etc. Separe tudo em uma pasta o que precisar guardar e jogue fora o que não tiver utilidade;

8. Utilize um software gerenciador: O uso de um software para armazenar arquivos e documentos é uma ferramenta organizacional muito eficáz. Seu uso pode trazer benefícios e poupar tempo para se programar com trabalhos e manter a agenda de audiências e atendimentos ao cliente em dia;

Pequenas mudanças de hábitos fazem toda a diferença, afinal, o ambiente de trabalho é totalmente responsável pela imagem, motivação e carreira do profissional, bem como por resultados e conquistas. Facilite!

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