Como planejar uma reunião produtiva no escritório?

Como planejar uma reunião produtiva no escritório?

A correria do cotidiano sempre nos faz pensar que um dia deveria ter 48 horas para realizar todas as tarefas que temos diariamente, certo? Se sua resposta foi positiva, cuidado! Seus dias podem estar sendo improdutivos por má administração do tempo.

Cuidar do tempo, hoje, é um fator crucial para que seu dia renda como esperado. É possível organizar seu dia a dia, principalmente, no ambiente de trabalho, de forma com que no final do dia não fique nenhuma pendência e, também, para lidar com aquelas reuniões inesperadas que sempre surgem. Essas, inclusive, podem representar um problemão caso não seja dada a devida atenção. Assuntos desnecessários, pessoas despreparadas, problemas de agendamento, são alguns dos fatores que contribuem para o relógio voar e acabam atrapalhando sua produção no trabalho.

Para aperfeiçoar seu tempo e lhe preparar para reuniões produtivas, nós da Desky separamos algumas dicas, confira:


Toda reunião deve ter um objetivo

Prepare uma pauta que expresse bem o que será discutido na reunião agendada;

A pauta deve ser distribuída com antecedência para os participantes, e não no início da reunião. Isso permite que as pessoas se prepararem para o que será discutido.


Os horários devem ser respeitados

Defina bem os horários de início/fim da reunião;

Todos os membros da reunião devem chegar no horário marcado.


As pessoas certas devem estar na reunião

A reunião nem sempre precisa envolver a equipe inteira. Devem-se trazer as pessoas que estão relacionadas com o objetivo da reunião.


O ambiente deve ser informal e agradável

A reunião deve sempre ter um condutor, que estabeleça as regras do encontro e permita que todos os participantes, de fato, participem do que está sendo discutido;

Discussões ocorrem, e são boas quando são construtivas. Ou seja, ao invés de apenas falar que algo está errado ou que não vai bem, proponha, uma forma de resolver o problema.


A ata deve ser um plano de ação

Uma ata não deve ser apenas um registro do que foi dito na reunião. Ela também deve ser um plano de ação que a equipe irá executar para cumprir os objetivos do projeto.

Essas são algumas dicas para que você não seja atrasado por reuniões indesejáveis. Com essas ideias, você fará reuniões muito mais produtivas e com qualidade.

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