Como organizar os documentos de sua empresa

Como organizar os documentos de sua empresa
Quantas vezes você já precisou de um documento importante e não o encontrou no arquivo da empresa? Essa situação é comum em diferentes setores de trabalho, no entanto alguns métodos de organização podem ser uma excelente e confortável opção.

Armários e gaveteiros de escritório

Recomenda-se que os ambientes compostos por uma alta demanda de papéis e documentos, que não podem ser descartados, tenham vários armários e gaveteiros. Os móveis permitem a separação de arquivos por datas e facilitam o acesso a cada papel. Além disso, o trabalho de organização dos documentos aumenta o setor produtivo, pois os colaboradores não vão perder horas procurando papéis.

Utilize pastas e separe documentos antigos

Antes de organizar os documentos mais recentes é necessário avaliar os arquivos antigos, dessa forma, muitos papéis podem ser descartados e assim evitar o acúmulo do ambiente. A dica é organizar os papéis antigos em pastas etiquetadas com data, assunto e ano, para que todos os funcionários possam ficar orientados sobre os conteúdos dos arquivos. Os armários de escritórios contam com diferentes divisórias, outra sugestão, é separar os documentos por
prateleiras ou gavetas.

Arquivos separados por mês

Para não confundir os arquivos atuais a dica é destinar pastas mensais aos papéis, dessa forma, tudo o que foi utilizado durante o período fica armazenado junto e evita desencontros no trabalho. No entanto, algumas regras como realizar o arquivamento diário nas pastas, ajuda na organização e controle de demandas na empresa.

Digitalize documentos

Algumas empresas ainda optam pelo arquivamento da grande parte dos documentos em armários, pelo fácil e livre acesso. Entretanto, a digitalização de ofícios e contratos, asseguram os arquivos em caso de incêndios, manutenções e reformas no ambiente.

Para não sobrecarregar o armazenamento digital a dica é digitalizar documentos antigos e salvar em pastas nomeadas por ano e assunto, mas é importante que todos os membros da empresa saibam aonde estão cada arquivo, além de não excluí-los por engano.

Aplicação estratégica de armários na empresa

Uma empresa que recebe e envia papéis diariamente deve aplicar os armários em locais estratégicos, assim todos os funcionários podem ter acesso aos documentos e também anexar os arquivos, após o expediente, com agilidade.

Aos empreendedores que desejam fornecer organização ao espaço, a Desky apresenta armários e gaveteiros ideais para o ambiente corporativo, com tamanhos e medidas conforme necessidade dos escritórios!

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